Nax R. Como empreendedor, você provavelmente já teve que lidar com a burocracia em algum momento da sua jornada. Desde a abertura de uma empresa até questões relacionadas a impostos e licenças, ela pode ser um obstáculo que mina o espírito empreendedor.
No entanto, é importante entender que, muitas vezes, a burocracia é um mal necessário. Já em outras, é possível contorná-la, amenizá-la ou até mesmo eliminá-la. De todo modo, nunca deve ser uma opção para você deixar que os processos burocráticos subjuguem sua paixão por empreender.
E para ajudar você com isso, trouxemos uma lista com dicas práticas de como lidar com essa “pedra no sapato” dos empresários. Então leia até o final e confira.
Como evitar que a burocracia mine o espírito empreendedor?
Como já dissemos, não tem como fugir completamente da burocracia quando falamos em um ambiente empresarial. Assim, não importa se a empresa em questão é uma multinacional ou um pequeno negócio caseiro, provavelmente haverão processos burocráticos a se cumprir.
Por exemplo, se você vai lidar com a contratação de pessoal, haverá documentos que o RH precisa ter para gerenciar toda essa área. Também será necessário lidar com notas fiscais de entrada de matéria prima, saída de mercadorias, enfim.
Felizmente, não é necessário achar que esse é um bicho-papão que pode impedir o início ou a manutenção do seu empreendimento. Isso porque existem meios de lidar com a burocracia.
Veja em seguida algumas dicas nesse sentido.
1. Conheça as regulamentações do seu setor
Antes de começar qualquer empreendimento, é essencial que você esteja ciente das regulamentações e exigências do seu setor. Isso inclui obter informações sobre licenças necessárias, certificações e as leis que regem a sua área de atuação.
Dependendo do seu nicho, pode ser necessário obter licenças especiais para operar. Principalmente quando o negócio envolve questões ambientais, sociais, etc. Por isso, procure saber tudo sobre o mercado no qual você deseja atuar. Inclusive, pode ser uma boa ideia contratar um especialista como consultor para não deixar passar nada importante.
Afinal, ao estar bem informado desde o início, você evita contratempos e atrasos causados pela burocracia.
2. Organize a documentação necessária
A burocracia muitas vezes exige uma série de documentos, como os do Recursos Humanos dos quais já falamos. Assim sendo, para evitar atrasos e problemas, mantenha todos os seus documentos atualizados e em ordem.
Seja a documentação relativa à sua empresa, aos seus funcionários ou aos seus fornecedores, mantenha sempre tudo em dia para evitar transtornos futuros.
3. Automatize processos e diminua a papelada e a burocracia
Uma ótima maneira de evitar burocracia excessiva é automatizar processos sempre que possível. Desse modo, utilize sistemas de gestão integrados com BI (Business Intelligence) que facilitem o controle das operações da sua empresa e reduzam a necessidade de preenchimento manual de documentos.
Isso não só agiliza os processos, como também minimiza a possibilidade de erros e retrabalho. Hoje em dia, existem muitos softwares que fazem vários dos processos operacionais da empresa, como financeiros, comerciais, publicitários, atendimento ao cliente, etc.
Por isso, é sempre uma boa ideia implementar esse tipo de tecnologia para driblar a burocracia.
4. Terceirize operações para se livrar da burocracia
Outra das melhores maneiras de lidar com a burocracia é contar com o apoio de profissionais especializados. Consultores jurídicos, contadores, profissionais de RH, enfim, existem muitas empresas que realizam os processos empresariais de forma externa.
Assim, esses especialistas podem ajudar a entender melhor as regulamentações e a lidar com a papelada necessária. Além disso, eles também podem auxiliar na elaboração de contratos, na contabilidade e em outras tarefas relacionadas à burocracia do seu negócio.
Terceirizar a gestão de pessoas, por exemplo, pode contribuir para a diminuição da rotatividade de colaboradores, os problemas com a Justiça do Trabalho, etc. Além de reduzir as preocupações com questões burocráticas, essas empresas liberam você e sua equipe para se concentrarem em áreas mais lucrativas do seu negócio.
5. Evite a procrastinação
A burocracia é muitas vezes associada a prazos e obrigações legais. Por isso, para impedir que problemas surjam, é importante evitar a procrastinação e cumprir todos os prazos estabelecidos.
Lembre-se de que fazer as coisas no último minuto só aumenta o estresse e as chances de ocorrerem erros evitáveis. Então, estabeleça um calendário de compromissos e mantenha-se atualizado sobre as datas limites.
Quem sabe o que é empreendedorismo em sua essência, sabe que aproveitar oportunidades é de suma importância para o sucesso. Por isso, procure resolver tudo com a maior celeridade possível, tanto para evitar transtornos quanto para não perder bons negócios.
6. Utilize a tecnologia a seu favor e contra a burocracia
A revolução tecnológica pode ser uma grande aliada na hora de evitar que a burocracia mine o espírito empreendedor. A saber, existem aplicativos e softwares específicos para ajudar na gestão de documentos, controle de notas fiscais e até mesmo na emissão de certificados digitais.
Assim sendo, aproveite essas ferramentas para agilizar os processos da sua empresa e evitar que a burocracia se torne um gargalo. Do mesmo modo que os softwares de automação, essas ferramentas digitais são muito úteis para fazer o trabalho de maneira mais ágil e assertiva.
7. Esteja preparado para mudanças
As leis e regulamentações estão em constante mudança, por isso é importante estar preparado para se adaptar. Então, fique atento às atualizações e revisões das normas do seu setor e esteja sempre disposto a aprender e se adequar às mudanças.
Isso não só ajudará a evitar problemas legais, como também demonstrará o seu comprometimento em manter a sua empresa em conformidade com as exigências governamentais.
Nesse caso, também vale a dica de buscar apoio de especialistas. Contadores, juristas e outros profissionais podem ajudar você a se manter alinhado com a realidade atual do seu mercado.
Também é válido lembrar que se você está começando e não tem recursos para contratar um advogado ou contador, por exemplo, pode buscar se capacitar para conseguir lidar com essas questões por você mesmo. Órgãos governamentais como o Sebrae e o Senac, por exemplo, oferecem cursos de especialização gratuitos que você pode fazer e se preparar melhor para conduzir seu negócio.
Agora que você já sabe que estratégias adotar para evitar que a burocracia acabe com seu espírito empreendedor, coloque todas elas em prática e não desista dos seus sonhos!
